📖 Kompletní uživatelský manuál

1. Začínáme s aplikací

Tato kapitola vás provede prvotním nastavením aplikace Slotio. Systém je vhodný pro všechny typy služeb – od holičství a barber shopů přes salony až po wellness centra, autoservisy nebo jiné provozy vyžadující pokladní systém, správu rezervací, skladu a personálu.

1.1 Přidání poboček

Pobočky představují fyzická místa, kde poskytujete služby. Každá pobočka má vlastní nastavení pracovní doby, zásoby a zaměstnance.

1. Přejděte do sekce Pobočky
   V hlavním menu klikněte na "Pobočky"
2. Klikněte na "+ Nová pobočka"
   Vyplňte povinné údaje:
   • Název pobočky – např. "Praha - Centrum"
   • Adresa – plná fyzická adresa
   • Telefonní číslo
   • Pracovní doba – nastavte pro každý den v týdnu
3. Propojení s Reservio (volitelné)
   Pokud používáte Reservio, vyplňte:
   • Reservio Business ID
   • Access Token pro API
4. Bankovní údaje (volitelné)
   Pro generování QR plateb zadejte IBAN a další údaje

1.2 Přidání zaměstnanců

Zaměstnanci mají různé role a přístupová práva. Systém podporuje následující role:

1. Navigace do Personal
   V hlavním menu klikněte na "Personal" → "Zaměstnanci"
2. Vytvořte nového zaměstnance
   
   • Jméno a příjmení
   • Email (pro přihlášení)
   • Role
   • Přiřazení k pobočkám
   • Heslo (nebo PIN pro pokladnu)
3. Propojení s Reservio
   Pokud zaměstnanec existuje v Reservio, zadejte Reservio Staff ID pro synchronizaci

1.3 Přidání služeb a produktů

Služby (Extra Services)

Služby představují veškeré činnosti, které nabízíte zákazníkům – masáže, kosmetika, manikúra, mytí vozu, atd.

1. Přejděte do Služby
   Menu → "Služby" → "+ Nová služba"
2. Vyplňte údaje služby
   
   • Název služby – např. "Klasická masáž 60 min"
   • Cena – základní cena služby
   • Délka trvání – v minutách (30, 60, 90, 120...)
   • Pobočka – na které pobočce je služba dostupná
   • SKU kód (volitelné) – pro skladové záznamy

Produkty

Produkty jsou fyzické zboží, které prodáváte – kosmetika, doplňky, spotřební materiál, apod.

1. Navigace do Skladu
   Menu → "Sklad" → "Produkty" → "+ Nový produkt"
2. Kategorizace produktu
   
   • Typ: Zboží, Spotřební materiál, nebo Nástroj
   • Kategorie: Kosmetika, Nářadí a vybavení, Spotřební materiál...
3. Základní informace
   
   • Název produktu
   • SKU kód (unikátní identifikátor)
   • Nákupní cena
   • Prodejní cena
   • Minimální stav skladu (pro upozornění)

1.4 Přidání zákazníků

Zákazníky můžete vytvářet dvěma způsoby:

Způsob 1: Přímé vytvoření v sekci Zákazníci

1. Menu → "Zákazníci" → "+ Nový zákazník"
2. Vyplňte kontaktní údaje
   
   • Jméno a příjmení (povinné)
   • Telefonní číslo
   • Email
   • Datum narození (pro narozeninové kampaně)
3. Marketingové souhlasy
   Zaškrtněte souhlasy se: SMS, Email, WhatsApp, Retention kampaněmi

Způsob 2: Inline vytvoření při rezervaci nebo prodeji

Při vytváření rezervace nebo záznamu v pokladně můžete rychle vytvořit nového zákazníka:

1. V poli "Zákazník" začněte psát celé jméno
2. Klikněte na "Vytvořit nového zákazníka"
3. Systém automaticky rozdělí jméno na křestní jméno a příjmení
4. Zákazník je okamžitě vytvořen a vybrán

2. Pokladna

Pokladna je hlavní část aplikace, kde probíhá většina denní práce. Umožňuje rychlé zaznamenávání prodejů, správu plateb a evidenci tržeb.

2.1 Základní funkce pokladny

Vytvoření nového prodeje

1. Klikněte na "+ Nový prodej"
2. Vyberte zákazníka
   Začněte psát jméno nebo telefonní číslo. Pokud zákazník neexistuje, vytvořte ho inline.
3. Vyberte zaměstnance
   Ten, kdo službu provedl (používá se pro výpočet provizí)
4. Přidejte položky
   
   • Služby – kliknutím na kartu služby
   • Produkty – vyhledáním nebo výběrem z katalogu
5. Zvolte způsob platby
   Hotovost Karta QR platba Voucher
6. Dokončete prodej
   Pro hotovost zadejte přijatou částku a systém spočítá vrácení.

2.2 Způsoby platby

2.3 Přechod z rezervace do pokladny

Jednou z klíčových funkcí je možnost rychlého přechodu z rezervace přímo do pokladny.

1. Otevřete sekci Rezervace
2. Najděte dokončenou rezervaci
   (ideálně s aktuálním datem a časem)
3. Klikněte na tlačítko "Do pokladny" 💰
4. Systém automaticky předvyplní:
   • Zákazníka z rezervace
   • Zaměstnance z rezervace
   • Službu podle názvu z rezervace
5. Dokončete prodej
   Přidejte případné další položky a zvolte způsob platby

2.4 Výběr z pokladny (Cash Payout)

Pokud potřebujete vybrat hotovost z pokladny (např. na běžné výdaje), použijte funkci Cash Payout:

1. V pokladně klikněte na "Výběr hotovosti"
2. Zadejte částku a důvod výběru
3. Systém zaznamená výběr a odečte ho od stavu pokladny
4. Výběr se zobrazí v denní inventuře

3. Rezervace

3.1 Práce s rezervacemi

Vytvoření rezervace

1. Klikněte na "+ Nová rezervace"
2. Vyplňte formulář:
   • Pobočka
   • Zákazník
   • Zaměstnanec
   • Služba (určuje délku rezervace)
   • Datum
3. Vyberte časový slot
   Systém zobrazí dostupné sloty v 30min intervalech:
   • Zelená Volný slot
   • Červená Obsazený slot (začátek by způsobil konflikt)
   • Modrá Vybraný slot
4. Uložit
   Rezervace je vytvořena se statusem "Confirmed"

Editace rezervace

Pro editaci klikněte na ikonu tužky ✏️. Při editaci se aktuální rezervace vyjme z detekce konfliktů, takže vidíte skutečně volné sloty pro přesun.

Mazání rezervací

Rezervace můžete smazat kliknutím na ikonu koše 🗑️.

3.2 Synchronizace s Reservio

Pokud používáte externí rezervační systém Reservio, Slotio umožňuje obousměrnou synchronizaci.

Nastavení synchronizace

1. Konfigurace pobočky
   V nastavení pobočky vyplňte:
   • Reservio Business ID
   • Reservio Access Token
2. Propojení zaměstnanců
   U každého zaměstnance zadejte Reservio Staff ID
3. Automatická synchronizace
   Systém automaticky stahuje nové rezervace z Reservio každých X minut

Jak funguje synchronizace

• Reservio → Slotio: Nové rezervace z Reservio se stahují a vytváří v Slotiu
• Identifikace: Každá synchronizovaná rezervace má reservioBookingId
• Ochrana: Synchronizované rezervace nelze v Slotiu smazat (pouze v Reserviu)
• Konflikt: Systém detekuje kolize mezi lokálními a Reservio rezervacemi

3.3 Statusy rezervací

4. Vouchery

Vouchery (poukazy) jsou mocný nástroj pro získávání a udržování zákazníků. Slotio podporuje několik typů voucherů s různými možnostmi využití.

4.1 Typy voucherů

Podle typu slevy

Podle zdroje vytvoření

• Manuální Vytvořené administrátorem ručně
• AI Retention Automaticky generované AI retention systémem
• Kampaňové Z marketingových kampaní

4.2 Vytvoření voucheru

1. Menu → "Vouchery" → "+ Nový voucher"
2. Základní informace
   
   • Kód voucheru – unikátní identifikátor (např. "WELCOME2026")
   • Název – popisný název pro interní použití
   • Popis – co voucher nabízí
3. Typ slevy a hodnota
   
   • Procento (1-100%)
   • Nebo pevná částka v Kč
   • Nebo konkrétní služba zdarma
4. Platnost
   
   • Začátek platnosti
   • Konec platnosti
   • Počet použití (1× nebo neomezeno)
5. Omezení (volitelné)
   
   • Minimální částka nákupu
   • Konkrétní pobočka
   • Konkrétní zákazník

4.3 AI Retention vouchery

Systém AI retence automaticky vytváří personalizované vouchery pro zákazníky s rizikem odchodu.

4.4 Aplikace voucheru v pokladně

1. V pokladně vytvořte nový prodej
   Přidejte služby/produkty jako obvykle
2. V poli "Voucher" zadejte kód
   Například "WELCOME2026"
3. Systém automaticky:
   
   • Ověří platnost voucheru
   • Zkontroluje, zda nebyl již použit
   • Zkontroluje minimální částku (pokud je nastavena)
   • Aplikuje slevu na celkovou částku
4. Dokončete platbu
   Vyberte způsob platby pro zbytek částky (nebo celá částka je 0 Kč)
5. Voucher je označen jako použitý
   Pokud byl jednoúčelový, nelze ho použít znovu

5. Inventura

Inventura v systému Slotio slouží především pro denní uzávěrku pokladny a evidenci hotovosti. Zajišťuje přesnou kontrolu tržeb a detekci případných mank.

5.1 Denní inventura pokladny

Proces denní uzávěrky

1. Navigace do Inventury
   Menu → "Pokladna" → "Inventura"
2. Spuštění nové inventury
   Klikněte na "+ Nová inventura"
3. Systém zobrazí očekávané tržby:
   
   • Počáteční stav pokladny
   • Součet hotovostních plateb za den
   • Výběry hotovosti (Cash Payouts)
   • Očekávaný konečný stav
4. Napočítejte skutečnou hotovost
   Zadejte částku, kterou máte fyzicky v pokladně
5. Systém automaticky vypočte manko/přebytek
   
   • 0 Kč Vše souhlasí
   • -50 Kč Manko (chybí peníze)
   • +30 Kč Přebytek (navíc)
6. Zadejte poznámku
   Pokud je manko/přebytek, vysvětlete důvod
7. Uložit inventuru
   Status: PENDING (čeká na schválení)

5.2 Schválení inventury

Inventuru musí schválit nadřízený (Manager nebo Admin).

1. Manažer otevře seznam inventur
2. Zkontroluje údaje
   
   • Očekávané tržby vs. skutečnost
   • Výše manka/přebytku
   • Poznámky zaměstnance
3. Schválí nebo zamítne
   
   • APPROVED Schváleno
   • REJECTED Zamítnuto (nutno opravit)

5.3 Reporty inventur

V sekci Přehledy můžete zobrazit:

• Historie inventur za vybrané období
• Celkové manko/přebytek po pobočkách
• Porovnání očekávaných vs. skutečných tržeb
• Trend mank (zda se opakují)

6. Sklad

Správa skladu zahrnuje evidenci produktů, sledování stavů, inventury a objednávky nového zboží.

6.1 Produkty

Kategorie produktů

• Kosmetika a péče – krémy, šampony, oleje, masky
• Nářadí a vybavení – přístroje, nástroje, technika
• Doplňky a retail – dárkové předměty, merchandising
• Spotřební materiál – jednorázové pomůcky, čisticí prostředky, dezinfekce
• Ostatní

Typy produktů

• GOODS Zboží – prodáváte zákazníkům (zobrazuje se v pokladně)
• CONSUMABLE Spotřební materiál – používáte při službách (zobrazuje se v pokladně)
• TOOL Nástroj – dlouhodobé použití (zobrazuje se v pokladně)
• INTERNAL Interní produkt – pouze pro evidenci, nezobrazuje se v pokladně (např. dezinfekce, čisticí prostředky)

6.2 Přidání a odebrání produktů

Přidání produktu do pobočky

1. Vytvořte produkt (globálně)
   Menu → "Sklad" → "Produkty" → "+ Nový produkt"
2. Přidejte produkt do pobočky
   Menu → "Sklad" → "Stavy skladu" → Vyberte pobočku → "+ Přidat produkt"
3. Nastavte počáteční stav
   Zadejte množství produktu, které máte na skladě
4. Nastavte minimální stav (volitelné)
   Systém vás upozorní, když stav klesne pod tuto hranici

Pohyby na skladě

Každý pohyb produktu je zaznamenán v Stock Movements:

• PURCHASE Nákup – přidání zboží
• SALE Prodej – odebrání při prodeji
• USAGE Spotřeba – použití při službě
• ADJUSTMENT Korekce – ruční úprava stavu (inventura)
• TRANSFER Přesun – mezi pobočkami

6.3 Inventura skladu

Na rozdíl od inventury pokladny, inventura skladu se provádí méně často (např. měsíčně nebo čtvrtletně).

1. Menu → "Sklad" → "Inventura skladu"
2. Vyberte pobočku
3. Spusťte novou inventuru
4. Projděte všechny produkty
   Pro každý produkt:
   • Napočítejte skutečné množství
   • Porovnejte se systémovým stavem
   • Zadejte rozdíl (pokud je)
5. Uložit inventuru
   Systém automaticky vytvoří korekce (ADJUSTMENT) pro produkty s rozdílem
6. Schválení inventury
   Manažer zkontroluje a schválí

6.4 Objednávky

Systém umožňuje vytváření objednávek nového zboží od dodavatelů.

1. Menu → "Sklad" → "Objednávky" → "+ Nová objednávka"
2. Vyplňte objednávku:
   
   • Dodavatel
   • Pobočka (kam zboží doručit)
   • Položky objednávky (produkty + množství)
   • Očekávané datum dodání
3. Uložit objednávku
   Status: PENDING
4. Po doručení zboží:
   Změňte status na DELIVERED a systém automaticky zvýší stav skladu

7. Zákazníci

7.1 Marketingové souhlasy

Každý zákazník může udělit nebo odvolat souhlas s různými formami komunikace:

7.2 Kategorie zákazníků

Systém automaticky kategorizuje zákazníky podle jejich chování:

7.3 Pravděpodobnost příští návštěvy

AI systém vypočítává pravděpodobnost, že zákazník přijde znovu, na základě:

• Historie návštěv (frekvence, pravidelnost)
• Průměrného intervalu mezi návštěvami
• Času od poslední návštěvy
• Celkové utraceho množství
• Použití voucherů

7.4 Správa zákaznických dat

Zobrazení detailu zákazníka

Kliknutím na zákazníka v seznamu zobrazíte:

• Kontaktní údaje – jméno, telefon, email, datum narození
• Statistiky – počet návštěv, celková utracená částka, průměrný účet
• Historie návštěv – všechny prodeje a rezervace
• Členství – aktivní členství, zbývající kredit
• Vouchery – přiřazené a použité vouchery
• Pravděpodobnost návratu – AI predikce
• Kategorizace – aktuální segment

8. Členství

Členství umožňuje zákazníkům předplatit si kredity na služby a získat výhodnější ceny.

8.1 Typy členství

8.2 Vytvoření členství

1. Menu → "Členství" → "+ Nové členství"
2. Vyberte zákazníka
3. Nastavte parametry:
   
   • Typ členství
   • Cena (jednorázová platba)
   • Kredity – kolik kreditů zákazník dostane
   • Platnost (od-do)
   • Pobočka (kde je členství platné)
4. Uložit a aktivovat

8.3 Použití členství

Při prodeji v pokladně:

1. Vyberte zákazníka s aktivním členstvím
2. Systém automaticky zobrazí dostupné kredity
3. Vyberte způsob platby "Membership"
4. Kredity se automaticky odečtou
   Pokud kredity nestačí, zákazník doplatí rozdíl jiným způsobem

8.4 Propojení s Reservio

Pokud používáte Reservio, členství lze synchronizovat:

• Slotio → Reservio: Vytvoření členství v Slotiu se může promítnout do Reservia
• Reservio → Slotio: Členství z Reservia se importují do Slotia
• Kredity: Stav kreditů se synchronizuje obousměrně

9. AI Retence

AI Retention system je pokročilý nástroj pro automatické získávání zpět zákazníků, kteří riskují odchod.

9.1 K čemu slouží AI retence

9.2 Jak funguje AI retence

1. Analýza zákaznických dat
   AI systém denně analyzuje všechny zákazníky:
   • Historii návštěv
   • Frekvenci návštěv
   • Průměrný interval mezi návštěvami
   • Celkovou utraceho částku
2. Výpočet pravděpodobnosti návratu
   Pro každého zákazníka se vypočte pravděpodobnost další návštěvy (0-100%)
3. Identifikace rizikových zákazníků
   Zákazníci s pravděpodobností < 40% jsou označeni jako "at risk"
4. Generování voucherů
   Pro rizikové zákazníky se automaticky vytvoří personalizovaný voucher:
   • VIP zákazníci: 20-30% sleva
   • LOYAL zákazníci: 15-25% sleva
   • REGULAR zákazníci: 10-20% sleva
5. Odeslání voucheru
   Pokud má zákazník souhlas, voucher se odešle přes preferovaný kanál
6. Sledování výsledků
   Systém sleduje, zda zákazník voucher použil a vrátil se

9.3 Možnosti konfigurace

V nastavení AI retence můžete upravit:

9.4 Měření úspěšnosti

V sekci AI Retence → Statistiky můžete sledovat:

• Počet odeslaných voucherů – kolik retention voucherů bylo vytvořeno
• Využití voucherů – kolik % zákazníků voucher použilo
• Návratnost zákazníků – kolik % zákazníků se vrátilo (i bez voucheru)
• ROI kampaně – návratnost investice do retention voucherů
• Průměrná hodnota objednávky – kolik zákazníci utratili s voucherem

10. Zaměstnanci

Sekce Zaměstnanci slouží pro správu personálu, jejich kontaktních údajů, rolí a přístupu.

10.1 Správa zaměstnanců

Vytvoření zaměstnance

1. Menu → "Personal" → "Zaměstnanci" → "+ Nový zaměstnanec"
2. Základní údaje:
   
   • Jméno a příjmení
   • Email (slouží jako přihlašovací jméno)
   • Telefonní číslo
   • Datum nástupu
3. Nastavení role:
   
   • ORG_ADMIN – správa organizace, plný přístup
   • MANAGER – správa pobočky, přehledy
   • BARBER – pokladna, rezervace, základní funkce
4. Přiřazení k pobočkám:
   Vyberte, na kterých pobočkách zaměstnanec pracuje
5. Přístupové údaje:
   
   • Heslo (pro webové přihlášení)
   • PIN (pro rychlé přihlášení v pokladně)

10.2 Osobní stránka zaměstnance

Po přihlášení může každý zaměstnanec kliknout na své jméno v pravém horním rohu a přejít na svou osobní stránku. Pro přístup je nutné zadat PIN jako dodatečné ověření bezpečnosti.

10.3 Deaktivace zaměstnance

Pokud zaměstnanec opustí firmu, nemazejte ho – místo toho ho deaktivujte:

1. Otevřete detail zaměstnance
2. Zaškrtněte "Neaktivní"
3. Uložit

Deaktivovaný zaměstnanec se nemůže přihlásit, ale jeho historická data zůstávají zachována.

11. HR (Lidské zdroje)

Modul HR slouží pro správu výdělků, mezd a kompenzací zaměstnanců.

11.1 Výdělky a mzdy

Typy kompenzací

11.2 Konfigurace kompenzací

1. Menu → "HR" → "Kompenzace" → Vyberte zaměstnance
2. Nastavte fixní mzdu (pokud má):
   Například 25 000 Kč/měsíc
3. Nastavte provize:
   
   • Provize ze služeb: např. 30%
   • Provize z produktů: např. 10%
4. Uložit nastavení

11.3 Výpočet mezd

Systém automaticky počítá mzdy na základě prodejů:

11.4 Přehled výdělků na osobní stránce

Každý zaměstnanec může na své osobní stránce (kliknutím na jméno) vidět:

• Aktuální měsíc: průběžný součet výdělků
• Minulý měsíc: finální výdělek
• Detail provizí: rozpis po jednotlivých prodejích
• Srovnání: trend výdělků měsíc po měsíci
• Cíle: pokud jsou nastaveny bonusové cíle

12. Přehledy

Sekce Přehledy poskytuje komplexní analýzy a reporty pro manažerské rozhodování.

12.1 Typy přehledů

Finanční přehledy

• Denní tržby – přehled tržeb po dnech včetně rozložení podle způsobů platby
• Měsíční obrat – srovnání měsíců, trend růstu
• Tržby po službách – které služby generují nejvíce příjmů
• Tržby po produktech – top produkty podle prodejů
• Tržby po zaměstnancích – výkonnost jednotlivých zaměstnanců
• Tržby po pobočkách – srovnání výkonnosti poboček

Zákaznické přehledy

• Nový zákazníci vs. vracející se – míra udržení zákazníků
• Top zákazníci – zákazníci s nejvyššími útraty
• Retention rate – kolik % zákazníků se vrací
• Průměrná hodnota zákazníka (LTV) – lifetime value
• Segmentace – rozdělení podle kategorií (VIP, Loyal, Regular...)

Provozní přehledy

• Vytíženost zaměstnanců – kolik % času jsou zaměstnanci obsazeni
• Nejobsazenější hodiny – peak hours pro optimalizaci směn
• Průměrná doba služby – kolik trvají jednotlivé služby
• Zrušené rezervace – míra no-show
• Obrat skladu – jak rychle se prodávají produkty

Marketingové přehledy

• Využití voucherů – kolik voucherů bylo použito
• Efektivita kampaní – ROI retention kampaní
• Sezónní trendy – identifikace silných/slabých období

12.2 Jak používat přehledy

1. Menu → "Přehledy"
2. Vyberte typ přehledu
   Například "Měsíční obrat"
3. Nastavte filtry:
   
   • Časové období (od-do)
   • Pobočka
   • Zaměstnanec
   • Služba/produkt
4. Zobrazit přehled
   Data se zobrazí v tabulce a/nebo grafu
5. Export (volitelně)
   Exportujte data do Excel/CSV pro další analýzu

12.3 K čemu slouží jednotlivé přehledy

13. Audit

Audit log slouží pro ucelenou evidenci všech akcí uživatelů v systému. Je klíčový pro bezpečnost, compliance a řešení sporů.

13.1 Co se loguje

13.2 Struktura audit logu

Každý záznam v audit logu obsahuje:

13.3 Zobrazení audit logů

1. Menu → "Audit"
2. Nastavte filtry:
   
   • Časové období
   • Uživatel
   • Typ akce
   • Entita (typ záznamu)
3. Zobrazit logy
   Seznam akcí v chronologickém pořadí
4. Detail záznamu
   Klikněte na záznam pro zobrazení kompletních změn

13.4 Použití audit logu

Bezpečnost a compliance

• Detekce podezřelých aktivit – neobvyklé přihlášení, hromadné mazání dat
• Řešení sporů – prokázání, že prodej byl/nebyl proveden
• GDPR compliance – evidence přístupu k osobním údajům

Operativní

• Rekonstrukce událostí – co se stalo v případě chyby
• Školení – ukázat zaměstnancům, jaké akce dělají ostatní
• Audit inventur – kdo schválil inventuru s mankem

13.5 Příklad použití